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初心者必見!Googleフォームで回答を確認する基本操作と便利な使い方

Googleフォームを使ったアンケートや回答収集、上手に管理できていますか?

初心者の方にとって、「回答をどこで確認するのか」「メールで通知を受け取る方法」など、最初は戸惑うことも多いですよね。

🔰リサーチャーまるお

アンケートを自分で作ってみたいけれど管理するのも難しそう

集まる集客総研リサーチャー長濱

Googleフォームは初心者でも簡単に使えるし、回答の確認や共有、管理もすごく便利なんだよ!操作を覚えれば、ビジネスや活動にすぐ活かせるから安心して。

この記事では、Googleフォーム初心者でも簡単にできる回答確認の基本操作から、スプレッドシートの活用方法、回答率を上げる工夫まで、ポイントをわかりやすく解説します!

目次
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Googleフォームの回答を確認する方法

1)Googleフォームを開く

集まる集客総研リサーチャー長濱

Googleフォームにアクセスして、確認したいフォームをクリックするだけ。フォーム一覧から探してみてね。

GoogleフォームのホームページGoogleフォーム)を開きます。

回答を確認したいフォームをクリックします。
フォーム一覧が表示されるので、目的のフォームを探して選びましょう。

2)回答を確認する場所を探す

集まる集客総研リサーチャー長濱

次に、画面上部にある『回答』タブをクリック!ここが回答内容をまとめて見る入り口だよ。

🔰リサーチャーまるお

回答タブを開けばいいんだね。なんだか簡単そう。

Googleフォームの回答を確認するための場所はとてもシンプルです。

  1. 画面上部にある「回答」タブをクリックします。
  2. 「回答」タブを開くと、回答内容が表示されます。

Googleフォームでは、回答データを3つの形式で表示できるようになっています。

3)回答の形式を選んで詳細をチェック

Googleフォームでは、回答を3つの形式で確認できます。それぞれの特徴を見ていきましょう

🔰リサーチャーまるお

それぞれの形式に分かれてるから、見たい内容に合わせて確認できるんだ!

  • 概要
    • 回答全体の統計をグラフや数値で確認できます。例えば、「何人がこの選択肢を選んだか」や「割合」などが一目でわかります。
  • 質問
    • 各質問ごとの回答を一覧で表示します。特に同じ質問に対する答えを比較したい時に便利です。
  • 個別
    • 回答者ごとに入力された内容を1件ずつ詳細に確認できます。「誰がどのように回答したのか」をしっかり把握したい時に使いましょう。


初心者の方でも、この手順に沿って操作を進めれば、Googleフォームで簡単に回答を確認することができます。
画面の構成もシンプルなので、慣れてくるとスムーズに使いこなせるようになりますよ。

回答が届いた際にメール通知を設定する方法

🔰リサーチャーまるお

回答が来るたびに確認するのって面倒じゃない?

集まる集客総研リサーチャー長濱

そこで便利なのが、メール通知機能!

1)メール通知を設定する方法

集まる集客総研リサーチャー長濱

フォーム画面の『設定アイコン(歯車マーク)』をクリックしてね。その中にある『プレゼンテーション』タブで『メール通知を受け取る』をオンにするだけ!

🔰リサーチャーまるお

簡単に通知が届くようになるんだね。

Googleフォームで回答が届いたらすぐに通知を受け取れるように設定します。

1.フォーム画面の「設定アイコン(歯車マーク)」をクリック

  • Googleフォームの右上にある「設定アイコン(歯車マーク)」をクリックします。
  • 歯車のマークが見つからない場合は、画面右上のメニューを探してみてください。

2.「設定」画面を開く

  • 「設定」画面が開いたら、「プレゼンテーション」タブを選びます。

3.「メール通知を受け取る」をオンにする

  • 「プレゼンテーション」タブ内にある「メール通知を受け取る」をオンにします。
  • チェックボックスにチェックを入れるだけで設定は完了です。

2)どんな通知が届くの?

集まる集客総研リサーチャー長濱

回答が届くたびにメールでお知らせしてくれるし、リンクも付いてるからすぐに内容を確認できるよ。

🔰リサーチャーまるお

これなら見逃す心配もなくて安心だ!

設定が完了すると、以下のような通知がメールで届きます。

  • 回答があったタイミングで即時通知
    • 回答が入力されるとすぐにメールが届くので、フォームを何度も開く必要がありません。
  • メールに回答確認用リンクが添付
    • メール内にはGoogleフォームのリンクが貼られています。クリックするだけで簡単に回答内容を確認できます。

この設定をしておけば、忙しい時でもフォームを開く手間が省け、回答の見落としを防ぐことができます

Googleフォームの回答をスプレッドシートで管理する方法

🔰リサーチャーまるお

回答が増えてきたら、管理が大変そう…。

集まる集客総研リサーチャー長濱

そんな時はスプレッドシートにエクスポートしよう!

1)スプレッドシートにエクスポート

集まる集客総研リサーチャー長濱

『回答』タブを開いて、スプレッドシートアイコンをクリックすると、回答がそのままスプレッドシートに移行されるんですよ。

🔰リサーチャーまるお

すぐに表にまとめてくれるんだ!便利だね。

Googleフォームで集めた回答を、一覧形式で見やすくまとめたい場合は、スプレッドシートにエクスポートするのがおすすめです。

1.Googleフォームの「回答」タブを開く

  • 画面上部にある「回答」タブをクリックしてください。

2.スプレッドシートのアイコン(緑色の四角いマーク)をクリック

  • 「スプレッドシートで回答を表示」と書かれているアイコンをクリックします。

3.新しいスプレッドシートを作成するか、既存のシートに追加するか選択

  • どちらかを選び、「作成」を押せば、回答がスプレッドシートに移行されます。

4.スプレッドシートで確認

自動的にGoogleスプレッドシートが開き、回答が行ごとに整理されて表示されます。

2)スプレッドシートの活用

集まる集客総研リサーチャー長濱

スプレッドシートなら行や列を使ってデータを整理したり、フィルター機能を使って必要な情報だけを絞り込めるよ。

🔰リサーチャーまるお

見たいデータだけすぐに探せるのはいいね!

スプレッドシートにエクスポートした後は、データを整理して効率的に活用できます。

1.行や列を使ってデータを整理

  • 回答が「名前」「メールアドレス」「質問内容」のように列ごとに分かれているので、目的の項目がすぐに見つかります。

2.データを並び替え

  • 例えば、「日付順」「名前順」にデータを並び替えたい場合は、該当する列を選んで「並び替え」機能を使います。

3.フィルターを使って絞り込む

  • 特定の条件に合ったデータだけを表示したい時は、フィルター機能が便利です。例:「特定の回答者のデータだけを見たい」「特定の選択肢を選んだ人だけを確認したい」など。

スプレッドシートにエクスポートすれば、フォームの回答を一目で確認でき、並び替えや分析も簡単に行えます。

Googleフォームの回答を共有する方法

1)共同編集者を招待する方法

🔰リサーチャーまるお

Googleフォームって、一緒に作業する人と共有できるの?

集まる集客総研リサーチャー長濱

もちろんできるよ!共同編集者を追加すれば、フォームの作成や確認をチームで進められるんだ。

Googleフォームを他の人と共有し、一緒に編集や確認を行いたい場合は、共同編集者を招待します。

  • 「送信」ボタンをクリック
    • Googleフォームの画面で右上にある「送信」ボタンをクリックします。
  • 「共同編集者を追加」を選択
    • 表示されたメニューで「共同編集者」や「ユーザーを追加する」オプションをクリックします。
  • 編集権限を持たせたいメンバーのメールアドレスを入力
    • 編集権限を持たせたいメンバーのメールアドレスを入力します。複数の人を追加する場合は、メールアドレスをカンマで区切って入力します。
  • 権限を選んで招待を送信
    • 必要に応じて「編集者」や「閲覧者」の権限を選び、招待を送信します。
🔰リサーチャーまるお

ふむふむ…メールアドレスを入力するだけなんだね。

集まる集客総研リサーチャー長濱

「そう!編集権限を持たせるか、閲覧のみかも選べるから、必要に応じて使い分けてね。

🔰リサーチャーまるお

これならチームで協力してフォームが作れそうだ!

2)スプレッドシートで共有する方法

🔰リサーチャーまるお

回答内容もみんなで共有したいんだけど、どうすればいいの?

集まる集客総研リサーチャー長濱

それなら、スプレッドシートを使って共有するのが便利だよ!

Googleフォームの回答をスプレッドシートにエクスポートして、データを共有することもできます。

  • Googleスプレッドシートの画面を開く
    • まず、Googleフォームの「回答」タブからスプレッドシートにエクスポートします。
  • 「共有」ボタンをクリック
    • スプレッドシートの画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。
  • 共有リンクを発行
    • 「リンクを知っている全員がアクセスできる」を選びます。これで簡単に共有できます。
  • 権限を設定
    • 「閲覧者」:データを確認するだけで編集は不可。
    • 「編集者」:データの追加や変更が可能。
  • 共有リンクをコピーして送信
    • 共有リンクをコピーして、メールやチャットで送信すれば共有が完了します。
🔰リサーチャーまるお

閲覧だけとか編集とか、細かく設定できるんだね。

集まる集客総研リサーチャー長濱

そう!データを安全に共有したい時は、権限の設定をしっかり確認してね。

Googleフォームの回答率を上げるためのコツ

🔰リサーチャーまるお

せっかくフォームを作っても、回答が集まらなかったら意味ないよね…。

集まる集客総研リサーチャー長濱

そんな時は、回答者が答えやすく感じる工夫をしよう!

1)デザインの工夫

  • ターゲット層に合わせたデザイン:
    • 若い層向けには明るい色やシンプルなデザイン、ビジネス層には落ち着いた色とフォントがおすすめです。
    • デザインが回答者の好みに合うと、親しみやすさや信頼感が生まれます。

2)質問を減らして簡単に

  • 質問項目を絞る:
    • 質問が多すぎると回答者が「面倒だな…」と感じてしまいます。本当に必要な質問だけを残し、項目を厳選しましょう。
  • 必須項目も最小限に:
    • 必須項目を減らすことで、回答者の負担が軽くなり、途中で離脱される確率が下がります。

3)個人情報の扱いを明記

  • 個人情報の取り扱いを明確にする:
    • フォームの冒頭に「収集した個人情報は〇〇の目的で使用し、それ以外には利用しません。」などと記載しましょう。
    • 情報の使い道が分かれば、回答者の不安が解消され、信頼して回答してもらいやすくなります。

4)選択肢を分かりやすく

  • 回答しやすい選択肢を用意:
    • 「はい」「いいえ」よりも具体的な言葉を使うと分かりやすいです。例:「非常に満足」「少し満足」「どちらともいえない」「不満」「非常に不満」
    • シンプルで具体的な選択肢は、回答者が迷わず選べるので、離脱の原因を減らせます。

5)ログイン不要に設定

🔰リサーチャーまるお

これなら僕でも回答率アップが目指せそうだ!

  • ログインなしで回答可能に設定:
    • Googleフォームの「設定」タブを開き、「ログインを必須にする」のチェックを外します。
    • これで誰でも気軽に回答できるようになり、ログインの手間を感じさせないようにします。

回答率を上げるには、回答者の「負担を減らす工夫」と「安心して答えられる環境づくり」が大切です。初心者の方でも、デザインや質問項目を少し工夫するだけで、結果に違いが出てきます。

回答者が自分の回答を確認できる設定方法

🔰リサーチャーまるお

回答した内容を後から見返せるといいよね。

集まる集客総研リサーチャー長濱

そんな時は回答確認用のメールを送る設定をしてみよう!

1)回答確認用メールを有効にする

集まる集客総研リサーチャー長濱

『設定』タブで『回答のコピーを送信』をオンにするだけ!

Googleフォームで回答者が自分の回答を後から見直せるように、確認用メールを送信する設定ができます。

  • Googleフォームの「設定」タブを開く
    • 画面上部にある「設定」タブをクリックしてください。
  • 「回答のコピーを送信」をオンにする
    • 設定メニュー内の「回答のコピーを送信」にチェックを入れます。
  • オプションを選ぶ
    • 「常に送信する」か「回答者が選択できる」オプションを選びます。
    • これにより、回答者に自分の回答が必ずメールで送られるか、選べるようになります。

2)回答者に安心感を与える

🔰リサーチャーまるお

細かな気遣いが、回答者の満足度にもつながるんだね。

回答者は自分が入力した内容を後からメールで確認できます。

  • 後で見返せる安心感
    • 「きちんと回答が送信されたかな?」という不安を解消し、信頼感を高めることができます。
  • 回答の控えが手元に残る
    • 回答者が後から情報を確認したい時にすぐ見直せるため、安心してフォームに答えやすくなります。

まとめ:Googleフォーム回答確認をもっと簡単に!

集まる集客総研リサーチャー長濱

Googleフォームは設定や工夫次第で、回答の確認や管理がとってもシンプルになるんだよ。

🔰リサーチャーまるお

初心者でも少しずつ使い方を覚えれば、もっと活用できそうだね!

集まる集客総研リサーチャー長濱

まずは基本操作から試してみて、必要に応じてスプレッドシートやメール通知も活用してみてね。

Googleフォームでは、簡単な設定や工夫を取り入れることで、回答内容の確認がスムーズになります。

  • 回答のコピー送信をオンにすることで、回答者自身が入力した内容を後から確認でき、安心して回答してもらえます。
  • フォームの設定や共有方法を見直すと、作業が効率的になり、回答率もアップしやすくなります。

これらの設定は難しい操作がなく、初心者でも手順通りに進めればすぐに実践できます。Googleフォームを上手に使いこなして、回答の確認や管理をもっと簡単にしていきましょう!

少しずつ機能を試しながら慣れていけば、さらに便利に活用できるようになりますよ。

 

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