【ビジネスメールの件名の基本ルールとは？】読まれるコツと分かりやすい書き方！

ビジネスメールの件名で印象と優先順位が決まる！

件名がメールの第一印象を決める

メールの件名は、言わば「メールの顔」です。受信者は件名を見てメールの内容や重要性を瞬時に判断をします。分かりやすく簡潔な件名は、「このメールをすぐに確認しよう」と相手に思わせる力があります。

逆に、曖昧だったり長すぎる件名は、読まれずに埋もれてしまう可能性大です！

例えば、「会議について」だけでは情報不足で開封されにくいですが、【お知らせ】6/5定例会議のご案内とすれば、内容が一目で伝わりますよね！

件名次第で相手の優先順位が変わる

ビジネスの現場では、受信者が1日に何十通ものメールを処理することが日常茶飯事です。その中で、件名が明確なメールは優先的に読まれる傾向にあります。

特に、緊急性や重要度が伝わる件名は、受信者の関心を引きやすいです。

例えば、【緊急】契約更新の期限について、【重要】プロジェクト進捗確認のお願いなど、メールの目的を明確にすると良いでしょう。

ビジネスメール件名の基本ルール

短く具体的に書く

件名は30文字程度を目安に簡潔に書きましょう。冗長な件名は相手に負担を与えるだけでなく、肝心な内容が伝わりにくくなりますので注意しましょう！

悪い例：「会議について」
良い例：「【お知らせ】6/5の定例会議について」

短くても内容を具体的に伝えることで、受信者にメールの確認（開封）してもらうことができる件名になります。

目的を明確にする

メールの目的を件名に含めることは、受信者にとって非常に重要です。

「依頼」「報告」「確認」など、相手がメールを受け取ったときに次のアクションを想像できるような件名を心掛けましょう。

例：【確認依頼】○○プロジェクトの進捗について、【報告】販売キャンペーンの結果

相手にわかりやすいキーワードを入れる

受信者が後でメールを探しやすいよう、件名にプロジェクト名や日付を含めるのも親切です。

また、「重要」「緊急」などのキーワードを入れることで、内容の優先度を明確に伝えられます。

例：【重要】10月の契約更新について、【緊急】プロジェクト会議の日程変更

よく使うビジネスメール件名の例

依頼・お願い

相手に具体的なアクションを求める場合は、内容がすぐに分かる件名を心掛けましょう。以下の例をぜひ参考にしてくださいね！

【ご依頼】○○プロジェクトの資料作成について
【お願い】会議スケジュールの調整をお願いします
【確認依頼】キャンペーン案の修正点のご確認

確認・返信

メールのやり取りの中で確認や返信を促す場合、相手にとって何を確認すれば良いのかが分かる件名が大切です！

【確認】本日の会議内容のお知らせ
【返信お願い】イベント参加の有無について
【お礼と確認】先日の打ち合わせ内容をご確認ください

案内・報告

相手に情報を伝える目的のメールでは、内容がすぐに理解できる件名をつけると親切です。

【ご案内】新商品のオンライン説明会のご案内
【報告】10月の売上実績の詳細
【お知らせ】年末年始の営業スケジュール

件名をつける時に気をつけるポイント

長すぎる件名は避ける

件名が長すぎると、受信者がメール一覧を見たときに内容が切れてしまい、伝わりにくくなります。３０文字程度を目安に、簡潔で分かりやすい件名を心掛けましょう。

悪い例：ご連絡申し上げます。○○の件について詳しい説明を添付しております。
良い例：【ご連絡】○○の詳細資料を添付しました

曖昧な言葉を使わない

件名が曖昧（抽象的）すぎると、メールを確認してもらえる優先順位が下がってしまう可能性があります！件名に具体的なキーワードを入れることで内容を明確に伝えましょう。

悪い例：「お知らせ」
良い例：【重要】契約更新の締切日についてのお知らせ

受信者を考慮する

相手の立場や状況を考えた件名をつけることで、メールの開封率が高まります。

下記の例のように受信者が何をすべきかが明確に分かる件名を心掛けましょう。

・忙しい相手には
⇨【優先対応依頼】○○についてご確認ください

・チームメンバーには
⇨【共有】○○プロジェクトの進捗報告

件名の効果を高める工夫

メールの内容が一目でわかるように伝える

件名は、メールの内容が一目で伝わるように意識しましょう。特に【重要】・【確認依頼】といった一言を加えておくと、内容の優先度を明示するのに役立ちます。

例：【重要】10月の契約更新について、【お知らせ】新商品説明会のご案内

上記の例のように、件名の冒頭に入れることで視認性が向上し、受信者に「何をすればよいか」が直感的に伝わりやすくなります。

ただし！多用すると逆効果になるため、目的に応じて適切に使用しましょう。

緊急度を明示する

緊急性のあるメールでは、件名に「緊急」や「至急」を加えることで、受信者に速やかな対応を促すことができます。

例：【緊急】○○プロジェクト会議の変更について、【至急対応依頼】見積書の提出期限

こちらも使い方には注意が必要で、本当に緊急な内容が埋もれてしまうことのないよう、内容に応じて緊急性が高い場合のみ適切に使用しましょう！

読んでほしい理由を簡潔に入れる

件名に「このメールを読むべき理由」を盛り込むと、受信者が内容を把握しやすくなり、開封率の向上につながります。目的や要点を短く表現することで、相手にとっても親切ですよ！

例：【確認依頼】○○プロジェクトの進捗、【共有】11月のイベントスケジュール

読んでほしい理由を件名で明確にすることで、受信者がメールをスルーするリスクを下げられます。

返信メールの件名は「Re:」をつける

「Re:」をつける理由

「Re:」は返信メールであることを示す重要な記号で、受信者にとって過去のやり取りをすぐに思い出せる手掛かりになります。

また、同じ件名を保つことで、メールスレッドが整理され、検索や確認がしやすくなります。

元メールの件名
⇨【ご案内】イベントのスケジュールについて

返信メールの件名
⇨Re:【ご案内】イベントのスケジュールについて

「Re:」をつける際の注意点

「Re:」をつける際にも注意が必要です。以下のポイントを意識しましょう

1. 件名が長くなりすぎないようにする
   元の件名が長い場合は、必要に応じて調整します。

• 元件名：「【重要】○○プロジェクトの最終確認依頼（緊急）」
• 修正版：「Re:【重要】○○プロジェクトの確認依頼」

2. 件名を変更する必要がある場合
   やり取りが進む中で、元の件名が内容に合わなくなることがあります。その場合は、「Re:」を維持しつつ内容に合った件名に変更します。

返信メールで混乱を避けるポイント

メールのスレッドが増えると、内容が混乱することがあります。以下のポイントで整理しましょう！

まとめ：伝わる件名でビジネスメールを活用しよう！

ビジネスメールの件名は、受信者に内容を伝える重要な役割を持っています。短く具体的に書く基本ルールを押さえることで、相手に正確な情報を伝えられるだけでなく、メールが優先的に読まれる可能性も高まります。

また、件名はメールの内容が一目で伝わるよう、目的や緊急度を明示する工夫を取り入れることで、そのメールの重要性が伝わりやすくなります。さらに、相手の立場や状況を考慮し、的確な言葉で件名を作成することも大切です！

伝わる件名を意識して、ビジネスメールをスムーズで効率的に活用していきましょう！