ChatGPTでメール返信｜もう悩まない！メールの返信を考えてもらう方法

ChatGPTを使ったらもうメール返信で悩まない！

ビジネスメール実態調査2024よると、メールアドレスを保有している人の仕事上のコミュニケーション手段の第1位は「メール」が98.6%なんだよ。

つまり、メールを読むだけで、1日に1時間10分も時間を使っていて、

メールを書くだけで、1日に1時間13分も時間を使っているんだって。

メールに関わっている時間は、なんと1日あたり約2時間半もあるんだって(^_^;)

ChatGPTでメールの返信文を作成するメリット

メールも1通や2通だったら返信するのにもそれほど手間はないかもしれないけど、今はLINEのやりとりも含めたら、1日に何十通ものやりとりをしているのが個人起業家さんの現状じゃないかしら。

メールの返信も、簡単なものから難しいものもあり、メールの返信文を考えるのも時間を要するわよね。
そんなとき、ChatGPT が助けになるの。

ChatGPTでメールの返信文を作成することで、こんなメリットが期待できるよ！

⚫メールの返信文を作成する時間を短縮できるよ
⚫正しい文法で書かれたメールの返信文を作成できるよ

メールの返信文を作成する時間を短縮できる

これまでのように手作業でメールの返信文を作成していた場合、数分から数十分が返信にかかっていたんじゃないかしら？
でもChatGPTなら、メール返信文を瞬時に出力することが可能なのよ！

文法チェックもChatGPTにお任せ

ChatGPTはAIが大量のテキストデータから学習し、自然言語処理によってテキストが出力される仕組みなの。

文章を書くことに慣れていない場合、文脈がズレてしまったり、間違った文法のメールになってしまうこともあるでしょ。

個人起業家の場合、メールに書かれた文章からどのような相手なのか判断される場合もあるから、文法や敬語の使い方が間違っていると、

・信頼できないと思われたり
・能力が低いと評価されたり

するかもしれないよね。

一方でChatGPTなら、文章の校正や添削を指示することができるから、誤字・脱字だけでなくおかしな表現がないかもチェックできるの。

ChatGPTにメールの返信を考えてもらう方法

１つずつ解説していくわね。

※2024.6月現在、無料で登録なしでもChatGPTが使えるよ。
最新の使い方はこちらを参考にしてね
 ChatGPT-4o（オムニ）の魅力と使い方、最新AIツールの活用術
 ChatGPTオムニを確認したらすぐプロンプトを使ってみる 

ChatGPTのアカウントを作成、ログインする

まずはアカウントの作成から

ChatGPT – OpenAI

・まずは⬆⬆⬆このリンクをクリックしてChatGPTへ！

・「サインイン」をクリックする。

ChatGPTのアカウント登録は、以下の方法があるよ。

・メールアドレス
・Google アカウント
・Microsoft アカウント
・Appleアカウント

これでChatGPTのアカウント登録は完了よ。

アカウントを作成できたら、公式ページの右上に表示されている「Log in」をクリックしてChatGPTにログインしてみよう。⬇️⬇️⬇️
まずは無料プランで使いはじめてみよう！

メールの返信を考えてもらうプロンプトを作る

ChatGPTにログインしたら、次はページ最下部にある「ChatGPTにメッセージを送信する」にプロンプトを入力して送信ボタンをクリックしよう。

「プロンプト」とは、ChatGPTに対して指示を与える文章のことだよ。

メールの返信文を作成するためには、プロンプトにどのような文章を入力するかが重要になる。

ChatGPTに漠然とした内容を入力すると、どのような状況にも当てはまるような曖昧な文章しか出力されないから、以下のような点を意識してプロンプトを入力することが重要よ。

《こんなことを意識してプロンプトにしてみてね》

・誰に対する返信メールなのか
・どのような状況なのか
・相手に何を伝えたいのか
・相手に何をしてもらいたいのか
・メールを返信する目的は何か

プロンプト例

まずは、実際に返信文を依頼するプロンプトを送ってみよう！

１回目のプロンプト：
以下のメールが送られてきました。返信メールを作成してください。
メールへの回答は、「予定があるので参加できない」でお願いします。

明日なんですが、14:00〜16:00 〇〇駅が最寄りのHeart Spaceにて【公式LINE活用セミナー】開催します✨ 〇〇さんのお仕事に役立てたらと思いますが、ご予定いかがでしょうか？
《申込みフォーム》

⬆⬆⬆このプロンプトを送ってみたよ。

プロンプトの内容は、以下の２点。
・返信文を作ってほしい
・返信したいメール本文を添付

そして、ChatGPTから出力された返信文はこちら⬇⬇⬇

件名: 【公式LINE活用セミナー】について

〇〇様
お誘いありがとうございます。とても興味深いセミナーですが、残念ながら明日は既に予定が入っており、参加が難しそうです。

またの機会がありましたら、ぜひお知らせください。
よろしくお願いいたします。

〇〇[Your Name]

内容を確認する

ChatGPTでメールの返信文を作成したら、そのままメールを返信するのではなく、文章表現や敬語の使い方など確認してから返信しよう！

ChatGPTは、膨大な量のテキストデータから学習したモデルであり、さまざまな文章を生成することができるのよ。しかし、生成された文章が必ずしも正確で適切であるとは限らないから、内容をしっかりと確認してから送信するようにしよう。

校正・添削

①内容の確認
　・相手に伝わりやすい内容になっているか
　・誤解を招くような内容になっていないか

②表現の確認
　・相手に合わせた表現になっているか
　・学習データに偏りが出る可能性があるため、不適切な表現がないか

③誤字脱字の確認
　・誤字脱字がないか

また、出力された返信文の校正や添削を、再度ChatGPTに依頼するのもありよ。

《ChatGPTに校正や添削を依頼するポイントと方法》

・修正したい箇所を明確にする
・ChatGPTに生成してもらった返信文を、修正したい箇所を明記して、再度ChatGPTに入力する
・複数回、修正する
・最後は人間がしっかりと確認する

ChatGPTが生成した返信文は、再度、校正・添削を行うことで、より適切なメールの返信文を作成することができるわよ。

修正するのに時間がかかりそう・・・と思うかもしれないけど、実際にプロンプトを送信してから返信文が出力されるまでは数秒ほど、長くても十数秒ほど。

返信文が思いつかずに考え込む時間を思えば、ChatGPTにアイデアの元をもらって修正・確認をした方が断然早いわよ！

プロンプトがわからなければChatGPTに聞けばいい

もし、「プロンプトがわからない」という場合は、ChatGPTにプロンプトの書き方を聞いてみよう！

プロンプト例）
〇〇さんに△△を断るメール返信文のプロンプトを教えてください。

ここで出てきたプロンプトをコピペして、再度ChatGPTに送信してみよう。

生成された文章に納得がいかなければ、指示の仕方（プロンプト）を変えてみるといいわよ。

ChatGPTでメールの返信文を作成するコツ・注意点

個人情報や機密情報は入力しない

ChatGPTには、個人情報や機密情報を入力しないようにしよう！

ChatGPTはユーザーが入力した情報からも学習する仕組みなの。機密情報が漏えいすれば、自分だけでなくお客さまへも大きな損害が発生するかもしれないから、くれぐれも注意をしてね。

流出して困る情報はChatGPTに入力せず、あとから手作業で入力するようにしよう。

メモリ機能をOFFにすることで、ChatGPTで送信した文章が保存されなくなる。

おかしい表現がないかを確認する

ChatGPTはまだ開発中のモデルであり、学習データに偏りが出る可能性もあるの。
メールの返信文を自動的に生成してくれる便利なツールではあるけど、あくまでもツールであるため、最終的な内容の確認や表現の調整は、人間が行う必要があるのよ。

Gmailでメール返信するなら「ChatGPT Writer」がおすすめ

ChatGPTではメールの返信文を作成できるけど、Gmailでメール返信するなら『ChatGPT Writer』というツールが、さらにメールの返信速度を向上させることができるのよ。

『ChatGPT Writer』とは、Gmailの新規メッセージの作成欄で返信文が自動生成される、GoogleChrome拡張機能よ。

ChatGPTを使ってメールに返信する場合、ChatGPTでメール本文を作成してメールソフトに貼り付ける必要があったわよね。
一方で、このChatGPT WriterならGmail上でメール本文を作成できるから、ChatGPTを起動しなくてもいいの。

Gmail以外のメールソフトでは使うことはできないけど、GoogleスプレッドシートなどのGoogleサービス全般で利用することもできるのよ。

「ChatGPT Writer」のインストール

Chromeの拡張機能に「ChatGPT Writer」追加してみよう！

ChatGPT Writer

⬆⬆⬆これでChromeの拡張機能に追加は完了。

メールは意外と時間がかかってる？

この記事の冒頭でもメールに関わる時間について話したけど、メールの返信も簡単にできる返信もあれば、しっかり考えないと返信できないメールもあるよね。

そう思うと、１通書く時間は平均６分５秒とされていても、実際の返信にはもっとかかってしまう場合も多いんじゃないかな？

メールにかかる時間を音声で短縮する

これまでメールを読んでいた時間を『音読』してもらうことで、かなり負担が少なくなるわよ。

音読さん

音声で聞くことでより効率が上がる

音声でメールを聞くことは、ビジネスメールの読み書きをより効率的にする方法の一つよ。

音声で聞くことで、メールの理解度を高めることもできそうだし、画面を見ないでメールを読むため、文章の流れを把握しやすくなるわ。

時間の節約

メールを音声で聞くことで、画面を見ないでメールを読むことができるわよ。
そのため、忙しいときにも、手を止めずにメールをチェックすることができるの。

また、目で読むよりも速かったり内容が理解しやすいという点もあるかも。

マルチタスクの可能性

メールを音声で聞くことで、たとえば移動中や、家事をしながら、メールを読むこともできるわよ。

目の疲れの軽減

一日中スマホやパソコンの画面を見続けると、目ってかなり疲れるでしょ？
音声でメールを聞くことで、画面の明るさや、画面からの反射光による目の負担を軽減することもできそうね。

長時間スマホやパソコンに向かうことが多い人や、目の疲れを感じやすい人には、音声でメールを読むサービスがおすすめよ。

読み間違いや見落としを防ぐ

メールを音声で聞くことで、読み間違いや見落としが起こりにくくなるから、小さなミスも防ぐことができるわよ。

画面を見ないでメールを読むため、読み間違いするリスクを減らすことができるのも嬉しいわね。

公式サイト：音読さん

テキストを貼り付けると音声が出力される

⬆⬆⬆上の画像のように、まずはテキストボックスに読みたい（読んでほしい）メールの本文を貼り付けてね。
数秒待つと、音声で読み上げてくれるわよ。

まとめ：AIをうまく使いこなしてメール返信を飛躍的に楽にしよう！

メールの返信は、仕事やプライベートで日常的に行う作業ですよね。ですが、大量のメールの返信をこなすのは、時間と労力がかかるもの。

そんなときに役立つのが、ChatGPTのようなツール。
メールの内容を入力するだけで、簡単に返信文を作成することができるんですから。

内容の確認や表現の調整は、人間が行う必要があるけど、AIをうまく使いこなすことで、メール返信を大幅に効率化することができるわよ。

家族との時間も大切にしながら、起業という選択をしている個人起業家さんにとって、時間はいのち。

ChatGPTを活用すれば、メールの返信文を短時間で作成できます。

この記事で紹介した内容や、作成するコツ・注意点を参考にして、メールの返信速度をアップさせ、より重要なタスクに大切な時間を使ってくださいね！